Apa Itu Purchasing? Inilah Tugas dan Tanggung Jawabnya
Daftar Isi
Purchasing adalah salah satu proses penting dalam operasional perusahaan, baik besar maupun kecil. Secara sederhana, purchasing merujuk pada kegiatan pembelian barang atau jasa yang diperlukan oleh perusahaan untuk menjalankan usahanya. Namun, purchasing bukan hanya sekadar membeli. Terdapat proses, prosedur, serta tanggung jawab yang harus dipenuhi oleh tim purchasing agar kebutuhan perusahaan terpenuhi dengan baik dan efisien.
Pada artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai apa itu purchasing, tugas-tugas yang melekat pada tim purchasing, proses kerja yang harus mereka lalui, tanggung jawab yang diemban, serta keahlian-keahlian yang diperlukan agar tim purchasing dapat bekerja secara maksimal. Tak hanya itu, artikel ini juga menyertakan riset terkait purchasing untuk memberikan pandangan yang lebih ilmiah dan mendalam.
Apa Itu Purchasing?
Secara harfiah, purchasing adalah aktivitas pembelian yang dilakukan oleh perusahaan untuk memenuhi kebutuhan operasionalnya. Purchasing tidak hanya sekadar membeli barang atau jasa, tetapi juga melibatkan proses perencanaan, pemilihan vendor yang tepat, serta evaluasi kualitas barang yang diterima.
Istilah purchasing ini sering kali disamakan dengan procurement, meskipun keduanya memiliki perbedaan. Purchasing lebih fokus pada transaksi dan pembelian barang, sedangkan procurement mencakup keseluruhan proses dari pemilihan vendor, negosiasi kontrak, hingga pengelolaan hubungan jangka panjang dengan pemasok. Purchasing adalah salah satu bagian dari procurement yang memegang peran penting dalam memastikan kelancaran operasional perusahaan.
Misalnya, ketika sebuah perusahaan membutuhkan bahan baku untuk produksi, tim purchasing akan melakukan serangkaian proses dari mulai mencari pemasok yang tepat, meminta penawaran harga, melakukan negosiasi, hingga memastikan bahwa barang yang dibeli memenuhi standar kualitas yang diinginkan.
Sebuah studi yang dilakukan oleh ResearchGate menunjukkan bahwa penggunaan sistem manajemen purchasing yang efektif dapat meningkatkan efisiensi operasional perusahaan hingga 25%. Sistem purchasing yang terintegrasi memungkinkan perusahaan untuk melakukan pengawasan yang lebih baik terhadap pengeluaran, memilih vendor yang tepat, serta memastikan bahwa pembelian dilakukan sesuai dengan kebijakan perusahaan. Studi ini menunjukkan pentingnya peran purchasing dalam meningkatkan kinerja perusahaan secara keseluruhan.
Baca juga :
Tugas Purchasing
Tugas utama tim purchasing adalah memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik dan kualitas yang memadai. Tugas-tugas ini meliputi:
1. Menentukan Kebutuhan Perusahaan Tim purchasing bekerja sama dengan departemen lain untuk mengidentifikasi kebutuhan barang dan jasa yang diperlukan oleh perusahaan. Proses ini melibatkan peninjauan kebutuhan dari berbagai departemen, seperti produksi, pemasaran, dan operasional.
2. Memilih Pemasok (Vendor) Pemilihan vendor adalah bagian penting dari tugas tim purchasing. Mereka harus melakukan riset dan evaluasi untuk menemukan vendor yang dapat menawarkan produk berkualitas dengan harga yang sesuai dan layanan yang memadai.
3. Melakukan Negosiasi Setelah memilih vendor, tim purchasing akan melakukan negosiasi terkait harga, syarat pembayaran, dan waktu pengiriman. Negosiasi ini penting untuk memastikan bahwa perusahaan mendapatkan kesepakatan terbaik tanpa mengorbankan kualitas produk atau layanan.
4. Mengelola Purchasing Order Purchasing order adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh tim purchasing kepada vendor sebagai konfirmasi atas pesanan yang dilakukan. Tim purchasing bertanggung jawab untuk membuat dan mengelola purchasing order, memastikan bahwa semua informasi yang diperlukan, seperti jumlah barang, harga, dan tanggal pengiriman, sudah benar.
5. Memantau Pengiriman Setelah purchasing order diterbitkan, tim purchasing juga bertanggung jawab untuk memantau proses pengiriman barang dari vendor ke perusahaan. Mereka harus memastikan bahwa barang tiba tepat waktu dan sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.
6. Evaluasi Vendor Tim purchasing juga bertanggung jawab untuk mengevaluasi performa vendor setelah transaksi dilakukan. Apakah barang tiba tepat waktu? Apakah kualitas barang sesuai dengan yang diharapkan? Evaluasi ini penting untuk menentukan apakah perusahaan akan terus bekerja sama dengan vendor tersebut di masa depan.
Proses Kerja Purchasing
Proses kerja purchasing tidak hanya sebatas memesan barang dan menunggu pengiriman. Ada beberapa tahapan penting yang harus dilalui agar proses purchasing berjalan dengan baik:
1. Identifikasi Kebutuhan Proses dimulai dengan identifikasi kebutuhan dari berbagai departemen di dalam perusahaan. Departemen yang memerlukan barang atau jasa akan mengirimkan permintaan resmi kepada tim purchasing.
2. Pencarian dan Pemilihan Vendor Tim purchasing akan mencari vendor yang dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Mereka akan meminta penawaran dari beberapa vendor dan membandingkan harga, kualitas, serta layanan yang ditawarkan.
3. Negosiasi dan Kontrak Setelah menemukan vendor yang sesuai, tim purchasing akan melakukan negosiasi terkait harga dan syarat pembelian. Jika kedua belah pihak sepakat, kontrak akan ditandatangani.
4. Pembuatan Purchasing Order Setelah kontrak ditandatangani, tim purchasing akan membuat purchasing order yang dikirimkan ke vendor sebagai bukti resmi pemesanan.
5. Penerimaan Barang Setelah barang tiba, tim purchasing akan memeriksa apakah barang sesuai dengan purchasing order. Jika ada ketidaksesuaian, tim purchasing akan berkoordinasi dengan vendor untuk menyelesaikannya.
6. Pembayaran Setelah barang diterima dan diperiksa, perusahaan akan melakukan pembayaran sesuai dengan kesepakatan dalam purchasing order dan kontrak.
Tanggung Jawab Purchasing
Tanggung jawab utama tim purchasing adalah memastikan bahwa perusahaan mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan dengan harga terbaik dan dalam waktu yang tepat. Berikut beberapa tanggung jawab penting lainnya:
1. Pengelolaan Anggaran Tim purchasing bertanggung jawab untuk memastikan bahwa pengeluaran perusahaan untuk pembelian tetap berada dalam batas anggaran yang telah ditetapkan.
2. Kepatuhan terhadap Kebijakan Perusahaan Setiap perusahaan memiliki kebijakan dan prosedur yang harus diikuti oleh tim purchasing. Misalnya, ada perusahaan yang mewajibkan pembelian hanya dari vendor tertentu atau mengharuskan adanya proses tender untuk pembelian dalam jumlah besar.
3. Menjaga Hubungan dengan Vendor Tim purchasing harus menjaga hubungan baik dengan vendor. Hubungan yang baik dapat membantu perusahaan mendapatkan layanan prioritas, potongan harga, atau dukungan tambahan di masa depan.
4. Kepatuhan terhadap Hukum dan Peraturan Tim purchasing juga harus memastikan bahwa setiap transaksi yang dilakukan mematuhi hukum dan peraturan yang berlaku, baik itu terkait pajak, impor, atau persyaratan lainnya.
Keahlian yang Dibutuhkan Tim Purchasing
Agar dapat bekerja dengan efektif, tim purchasing memerlukan berbagai keahlian, antara lain:
1. Negosiasi Negosiasi adalah salah satu keahlian terpenting yang harus dimiliki oleh tim purchasing. Kemampuan untuk bernegosiasi dengan vendor dapat membantu perusahaan mendapatkan kesepakatan terbaik, baik dari segi harga maupun syarat pembelian.
2. Analisis dan Pengambilan Keputusan Tim purchasing harus memiliki kemampuan analisis yang baik untuk membandingkan penawaran dari berbagai vendor, mempertimbangkan kualitas barang, serta mengevaluasi performa vendor. Keputusan yang diambil harus berdasarkan data yang akurat dan pertimbangan yang matang.
3. Manajemen Waktu Kemampuan untuk mengatur waktu juga sangat penting, mengingat tim purchasing harus memastikan bahwa barang atau jasa yang dibeli tiba tepat waktu agar tidak mengganggu operasional perusahaan.
4. Komunikasi Komunikasi yang efektif sangat diperlukan, baik saat berinteraksi dengan vendor maupun dengan departemen lain di dalam perusahaan. Tim purchasing harus dapat menyampaikan kebutuhan perusahaan dengan jelas kepada vendor serta melaporkan perkembangan proses pembelian kepada manajemen.
5. Pengelolaan Dokumen Setiap transaksi yang dilakukan oleh tim purchasing harus didokumentasikan dengan baik, mulai dari penawaran vendor, purchasing order, hingga invoice dan bukti pembayaran. Kemampuan untuk mengelola dokumen ini sangat penting untuk menghindari kesalahan dan memastikan audit yang lancar.
Baca juga :
Kesimpulan
Purchasing adalah salah satu fungsi kunci dalam operasional perusahaan. Tugas dan tanggung jawab tim purchasing meliputi lebih dari sekadar pembelian barang atau jasa. Mereka harus memastikan bahwa perusahaan mendapatkan produk yang berkualitas dengan harga terbaik, memilih vendor yang tepat, mengelola purchasing order, dan memastikan barang tiba tepat waktu.
Untuk dapat bekerja dengan efektif, tim purchasing harus memiliki berbagai keahlian seperti negosiasi, manajemen waktu, analisis, dan komunikasi. Dengan memahami peran penting purchasing dalam perusahaan, diharapkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan kinerja secara keseluruhan.
Artikel Terkait
Jadwal Training Publik Online
