5 Perbedaan Procurement dan Purchasing, Yuk, Simak Detailnya!

Procurement dan purchasing adalah dua hal yang cukup sering membingungkan banyak orang. Istilah pengadaan (procurement) dan purchasing (pembelian) ini melibatkan perolehan barang dan jasa, namun tentu saja keduanya memiliki perbedaan yang signifikan.

Artikel ini akan membantu Anda memahami segala aspek tentang procurement dan purchasing. Mulai dari definisi, resiko pekerjaan purchasing, hingga perbedaan dari procurement dan purchasing yang dapat membantu pengetahuan Anda.

Bagi Anda yang bekerja di perusahaan penyedia produk atau jasa, termasuk perusahaan yang berfokus pada B2B, apakah Anda familiar dan telah mengetahui perbedaan dari procurement dan purchasing?

Apa yang Dimaksud dengan Procurement dan Purchasing?

Saat ini agar Anda lebih memahami tentang perbedaan antara procurement dan purchasing, mari kita membahas secara satu per satu. Apa itu purchasing? Purchasing atau pembelian adalah tindakan aktual dalam membeli barang dan atau jasa.

Sedangkan, procurement atau pengadaan adalah proses menemukan dan menyetujui persyaratan dari suatu kegiatan pembelian. Sehingga procurement ini merupakan kegiatan yang meliputi pengidentifikasian pemasok yang potensial, menegosiasikan kontrak, hingga memilih pemasok yang menawarkan nilai terbaik untuk perusahaan Anda.

Secara singkat, pengadaan merupakan istilah untuk proses yang dilakukan oleh setiap perusahaan untuk memperoleh barang atau jasa dari vendor atau pemasok luar.

Semenjak pandemi melanda beberapa waktu lalu, Kementerian Keuangan Indonesia mengadakan e-procurement, yaitu proses pengadaan yang dilakukan secara elektronik dan berbasis internet.

Manfaat dari e-procurement antara lain, agar dapat mengurangi kontak fisik antara penyedia dengan pengguna, membuat proses interaksi antara pengguna dan penyedia lebih mudah dan cepat, menghemat biaya operasional pengadaan, serta dapat meningkatkan kontrol atas berbagai kemungkinan penyimpangan yang terjadi.

Namun perbedaan antara kedua hal ini tidak berhenti sampai definisi saja. Terdapat lima perbedaan antara procurement dan purchasing yang perlu Anda ketahui, antara lain:

Baca juga :

10 Kondisi ini Bukti Anda dan Team Butuh Training Management

5 Perbedaan Antara Procurement dan Purchasing

Pengadaan maupun pembelian memiliki keterkaitan dengan perolehan barang maupun jasa yang dibutuhkan oleh suatu bisnis. Namun meskipun sama, kedua hal ini berbeda dalam hal pendekatan, tujuan, hingga fokus utamanya.

Berikut ini adalah perbedaan procurement vs purchasing yang perlu diketahui:

1. Tahapan

Pembelian atau purchasing merupakan bagian dari proses pengadaan. Sehingga dengan kata lain, procurement mencakup bagian yang lebih luas. Tahapan pada proses ini antara lain, yaitu:

– Mengidentifikasi kebutuhan barang atau jasa

– Memilih barang atau jasa

– Pengadaan barang atau jasa

Selain pembelian, pengadaan juga mencakup identifikasi kebutuhan manajemen hubungan pemasok, serta manajemen kontrak. Sehingga pengadaan menjadi proses yang lebih kompleks dan melibatkan lebih banyak orang, dan sumber daya.

Sedangkan, pada proses pembelian lebih melibatkan sedikit orang. Sehingga pada proses purchasing tidak terlalu memakan banyak waktu, antara lain:

– Pemesanan barang atau jasa

– Pengiriman barang atau jasa

– Penerimaan barang atau jasa

– Pembayaran barang atau jasa

2. Proses yang Fleksibel dan Standar

Siklus procurement lebih bervariasi, karena mempertimbangkan berbagai faktor seperti ukuran bisnis, industri, dan juga struktur perusahaan. Setiap perusahaan atau organisasi juga dapat mengubah proses pengadaan tergantung pada vendor, sehingga dapat dikatakan lebih fleksibel.

Untuk siklus pembelian, biasanya lebih standar dan tidak berubah atau tetap bagi seluruh pemasok. Sehingga proses pembelian biasanya lebih cepat dan tidak serumit pengadaan.

3. Pendekatan Proaktif dan Reaktif

Pengadaan atau procurement lebih menggunakan pendekatan proaktif. Untuk tim yang bertugas pada bagian ini akan melakukan identifikasi kebutuhan internal terlebih dahulu agar dapat mengetahui dan memperoleh barang atau jasa sesuai yang dibutuhkan.

Sehingga tujuan akhir dari pengadaan, yaitu untuk mengidentifikasi kebutuhan perusahaan serta memenuhi pengadaan dari kebutuhan perusahaan dengan proses yang proaktif.

Sedangkan untuk purchasing management lebih menggunakan pendekatan reaktif. Sehingga mereka bekerja dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhan yang telah ditentukan sebelumnya.

Karena tujuan akhir dari purchasing, yaitu untuk mengatur pengeluaran perusahaan serta membeli barang atau jasa untuk perusahaan dengan menggunakan proses yang reaktif.

4. Tujuan Jangka Panjang dan Jangka Pendek

Proses procurement merupakan proses strategis dengan tujuan jangka panjang. Hal ini bertujuan untuk melanjutkan hubungan dengan vendor, meningkatkan keunggulan kompetitif, dan mengikuti strategi yang ditetapkan perusahaan.

Manajer di bagian pengadaan bertugas untuk menemukan pemasok yang sesuai, memastikan kepatuhan kontrak, hingga mengurangi risiko dari rantai pasokan.

Oleh karena itu, mereka lebih menekankan nilai barang yang dipesan dan total biaya kepemilikan dibanding harga pembelian. Contoh dari procurement adalah dengan membeli peralatan pendukung operasional, mesin untuk produksi, bahan kebutuhan reparasi, dan lain sebagainya. Namun procurement juga dapat memesan kebutuhan jasa.

Sedangkan proses purchasing lebih taktis dibanding strategis, serta memiliki tujuan jangka pendek. Resiko pekerjaan purchasing contohnya seperti menerima jumlah produk yang dipesan dengan harga yang tepat. Sehingga mereka lebih memperhatikan biaya.

Baca juga :

Pelatihan Manajemen, Kenali 5 Manfaatnya untuk Anda Sebagai Manager

5. Fokus

Pada proses pengadaan melibatkan sourcing, shortlisting, penilaian, negosiasi dengan pemasok, dan evaluasi kinerja pemasok setelah menerima pemesanan. Sehingga salah satu fungsi procurement adalah untuk menciptakan dan menjaga hubungan yang saling menguntungkan dengan pemasok.

Untuk proses purchasing, biasanya manajer purchasing harus bekerja dengan pemasok yang telah ada dan fokus untuk melakukan transaksi yang efisien. Sehingga tidak terlalu berfokus pada menciptakan hubungan dengan pemasok.

Kedua bagian ini memiliki peran penting dalam setiap perusahaan. Untuk procurement, proses ini berkaitan erat dengan rantai pasok atau supply chain. Berdasarkan studi informasi pemasok oleh TealBook yang dilakukan pada tahun 2022 ini membahas antara rantai pasok dan inflasi yang berpengaruh pada proses pengadaan.

Sekitar 77% para pemimpin dari sumber pengadaan mengatakan prihatin untuk menangani gangguan rantai pasok yang belum membaik sejak awal pandemi, ditambah dengan tekanan inflasi.

Studi ini juga menemukan bahwa sekitar 64% profesional di bidang pengadaan mengakui bahwa data pemasok yang akurat dan terkini memungkinkan perusahaan dapat menghemat biaya sumber bahan saat krisis.

Masih banyak hal lain yang menjadi tantangan tersendiri dan menjadi risiko baik dari bagian pengadaan, pembelian, dan berbagai bidang lainnya.  Meskipun kedua hal ini jelas berbeda, namun dibutuhkan penanganan yang baik dan tepat oleh ahlinya.

Kesimpulan

Karena proses procurement dan purchasing berperang penting pada jalannya suatu perusahaan, maka dibutuhkan profesional untuk mengatasi segala permasalahan atau tantangan di kemudian hari.

ALC Leadership Management dapat membantu Anda untuk memiliki tenaga ahli pada kedua bidang ini melalui pelatihan procurement and purchasing. Sehingga dengan mengikuti training ini, diharapkan Anda akan menjadi tenaga ahli atau memiliki karyawan ahli pada dua bidang ini.