4 Metode Priority Management agar Pekerjaan Makin Terorganisir, Yang Ke-4 Banyak Digunakan!
Daftar Isi
Salah satu cara mencapai gaya kepemimpinan terbaik yaitu dengan memiliki kemampuan dalam priority management (Manajemen Prioritas). Secara umum, Priority Management adalah salah satu supervisory skill untuk memutuskan mana tugas dan proyek yang harus diprioritaskan serta mana yang bisa dikerjakan setelahnya.
Kemampuan untuk menentukan skala prioritas inilah yang memberikan dampak efisien kepada bisnis maupun organisasi. Sebab dengan cara inilah Anda bisa memfokuskan segala sumber daya yang dimiliki pada tugas bernilai tinggi terlebih dahulu.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas mengenai 4 metode priority management yang paling efektif untuk dilakukan. Tujuannya supaya Anda dapat menentukan skala prioritas dari segala tugas yang ada sehingga pekerjaan dan target yang dihasilkan akan semakin optimal.
Apa Pentingnya Melakukan Priority Management?
Priority management sebenarnya merupakan soft skill yang harusnya dimiliki oleh setiap orang baik ia adalah seorang pekerja, pemimpin maupun pemilik bisnis sekalipun.
Sebab, ada beberapa manfaat Priority Management yang dapat dirasakan oleh para pemiliknya mulai dari mengurangi tingkat kecemasan dan kelelahan karena tugas yang banyak sekaligus meningkatkan produktivitas dalam bekerja.
Bahkan seseorang yang mampu menetapkan skala prioritasnya dalam setiap tugas juga secara tidak langsung membantunya untuk memiliki manajemen waktu yang sangat baik dalam hidup.
Perbedaan Time dan Priority Management
Walaupun berkesinambungan, sebenarnya time dan priority management bukanlah hal yang sama. Sebab, manajemen prioritas waktu ini merupakan kemampuan untuk mengatur apa saja yang perlu Anda kerjakan dalam satu waktu tertentu.
Jadi, Anda sudah tahu di waktu ini dalam durasi waktu tertentu akan menyelesaikan tugas yang mana. Oleh karena itulah, waktu menjadi hal yang difokuskan dalam manajemen ini sebelum di-breakdown aktivitas apa saja yang harus dikerjakan dalam jangka waktu tersebut.
Sedangkan, contoh Priority Management dapat terlihat dari bagaimana seseorang memfokuskan diri untuk mengerjakan sesuatu sesuai dengan prioritasnya terlebih dahulu.
Barulah setelah itu, prioritas tersebut akan dievaluasi kembali berapa jangka waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya sehingga bisa dilanjutkan dengan mengerjakan pekerjaan selanjutnya.
Hal inilah yang membuat banyak orang berpendapat bahwa waktu merupakan faktor yang berada di luar kendali seseorang. Oleh karena itu, priority manajemen menjadi jawaban untuk memaksimalkan segala waktu yang kita miliki.
Baca juga :
Management Training Online, 10 Program Pelatihan Manajemen Ini Meningkatkan Skills Pemimpin
Berbagai Metode Priority Management Supaya Pekerjaan Jadi Semakin Tertata
Secara umum, time & priority management merupakan kemampuan para pemimpin untuk memberikan tingkatan (hierarki) pada beragam tugas yang dimilikinya berdasarkan kepentingan dan seberapa cepat harus diselesaikan.
Tentunya, saat Anda sedang dalam proses mengatur prioritas ini akan ada energi, waktu dan fokus yang harus dipertimbangkan secara menyeluruh. Jadi metode yang dilakukan haruslah tepat jika ingin menghasilkan pekerjaan yang optimal.
Selain itu, manajemen prioritas waktu yang tepat juga dapat menghadirkan list tugas dengan prioritas tertinggi untuk segera dikerjakan dengan penuh perhatian dan fokus sehingga kualitas hasilnya menjadi semakin memuaskan.
Oleh karena itulah, ada beberapa metode priority management yang dapat Anda pilih supaya bisa menentukan mana prioritas paling penting untuk dikerjakan segera dan mana yang bisa ditunda terlebih dahulu. Berikut ini adalah daftar metode yang dapat Anda pelajari yaitu:
1. Metode Eisenhower Matrix
Sesuai dengan namanya, metode untuk time priority management yang satu ini dikenalkan oleh Dwight D. Eisenhower, Presiden ke-34 Amerika Serikat.
Ciri khas dari metode ini adalah visual yang mengkategorikan tugas ke dalam empat kelas yang berbeda berdasarkan urgensi maupun kepentingannya. Empat kategori yang dibuat dalam metode ini meliputi:
- Tugas mendesak dan penting (Urgent and important): Pada bagan ini, Anda dapat memasukkan daftar tugas paling krusial yang harus diselesaikan sesegera mungkin.
- Tugas penting tapi tidak mendesak (Important, but not urgent): Tugas-tugas yang Anda list di dalamnya, memang mendesak untuk ditangani, tapi deadline yang dimiliki masih cukup lama sehingga bisa ditunda sementara.
- Mendesak tapi tidak penting (Urgent, but not important): Anda dapat mengisi bagan ini dengan tugas yang mendesak untuk dilakukan namun berisiko rendah sehingga bisa didelegasikan ke orang lain.
- Tugas yang tidak mendesak dan tidak penting (Not urgent and not important): Di bagian ini, Anda dapat mengisi pekerjaan yang sebenarnya tidak mendesak dan juga tidak penting untuk dilakukan sehingga sangat menyia-nyiakan waktu yang dimiliki.
Adanya manajemen waktu dan prioritas dengan Eisenhower Matrix inilah Anda bisa benar-benar mengetahui mana tugas yang perlu diselesaikan segera, mana yang dapat ditunda dan mana yang perlu dihindari.
Sebab, sebuah survei dari Zippia menyebutkan jika 89% orang menyia-nyiakan setidaknya 30 menit kerja setiap harinya, sehingga aplikasi metode Eisenhower ini setidaknya dapat menghemat 2,5 jam Anda dalam seminggu.
2. Circadian Rhythm
Bagi seorang freelancer ataupun pekerja yang dapat bekerja dari rumah maka sangat penting untuk memahami metode Circadian Rhythm untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
Pada konsep manajemen diri dan prioritas ini, Circadian Rhythm dapat berarti sebuah ritme alami dari tubuh yang mengatur berbagai kegiatan tubuh mulai dari bangun dan tidur.
Dengan mendalami ritme ini, Anda dapat mengetahui kapan tubuh mulai lelah, lapar dan produktif. Jadi pekerjaan yang hendak diselesaikan dapat dikerjakan pada rentang waktu saat ritme tubuh sedang dalam kondisi yang paling produktif untuk bekerja baik siang maupun malam hari.
Sebab, saat Anda bekerja dalam kondisi mengantuk ataupun fisik lelah tentu akan menurunkan produktivitas dan menyebabkan terjadinya gangguan metabolisme pada tubuh,
3. Prinsip Pareto
Selanjutnya, produktivitas diri dan motivasi kerja juga dapat ditingkatkan dengan menerapkan prinsip Pareto saat sedang menentukan skala prioritas. Prinsip Pareto ini merupakan sebuah metode priority management yang menganut 80% akibat berasal dari 20% sebab yang diperbuat.
Oleh karena itulah, Prinsip Pareto akan sangat membantu Anda untuk menghemat waktu untuk mengerjakan tugas dan menyelesaikan lebih banyak dalam rentang waktu yang lebih singkat.
Konsep ini serupa dengan 80% keluhan pelanggan biasanya datang hanya dari 20% produk dan jasa yang dimiliki. Jadi berdasarkan prinsip ini, Anda juga bisa untuk hanya mengerahkan 20% kemampuan namun menghasilkan 80% produktivitas selama pengerjaan tugas yang dilakukan sudah sesuai dengan prioritasnya.
Sebab, semakin sedikit Anda membuang waktu untuk aktivitas yang salah maka akan semakin banyak pula pekerjaan dan target yang akan Anda capai.
Baca juga :
4. Strategi Warren Buffett
Apabila Anda tidak dapat menentukan tujuan jangka panjang dengan jelas, maka metode manajemen prioritas kepemimpinan dari Warren Buffet mungkin akan membantunya.
Walaupun strategi Warren Buffet ini digunakannya untuk membantu menentukan prioritas hidup, namun untuk aplikasi pekerjaan, Anda juga dapat menerapkannya sesuai langkah-langkah berikut ini:
- Tuliskan prioritas pekerjaan yang harus Anda lakukan dalam jangka waktu tertentu.
- Dari daftar yang sudah ditulis, lingkari 5 list yang dinilai paling penting dan mendesak.
- Berkonsentrasilah pada 5 tujuan penting teratas tersebut dan hindari sisanya dengan segala cara hingga semuanya sudah selesai dengan baik.
Cara ini akan sangat membantu Anda untuk fokus pada tugas yang dinilai paling penting dan berkomitmen untuk tidak mengerjakan yang lainnya dulu sebelum semuanya sudah diselesaikan dengan baik.
Kesimpulan
Nah, itulah 4 metode priority management yang dapat Anda terapkan untuk membantu pekerjaan menjadi semakin efektif dan terorganisir.
Sebab dengan cara inilah Anda bisa menentukan mana yang perlu dikerjakan terlebih dahulu dan mana pekerjaan yang dapat ditunda sementara. Jadi, waktu dan tenaga yang dikeluarkan akan menjadi semakin optimal.
Artikel Terkait
Jadwal Training Publik Online 2023
